البحث عن البيانات الحساسة في SharePoint باستخدام Proactive DLP™ قبل أن يكشف عنها Copilot

تسيطر الهجمات الإلكترونية على النقاش الدائر حول «كوبيلوت» و«شيربوينت»، ومع ذلك فإن سوء إدارة المعلومات في «شيربوينت» هو ما يزيد من احتمال تعرض البيانات الحساسة للخطر.

يحترم Copilot الأذونات الممنوحة بالفعل للمستخدمين. ربما تم تعيين رابط المشاركة بنطاق واسع جدًّا. أو ربما ورث مجلد ما أذوناته من موقع أصل. في كلتا الحالتين، إذا كان الملف قابلاً للوصول من الناحية الفنية، فيمكن لـ Copilot العثور عليه وقراءته وتلخيصه في ثوانٍ. لكنه لن يحكم على ما إذا كان ينبغي مشاركة تلك المعلومات أم لا، مما يجعل كل عملية نشر لـ Agentic AI بمثابة تسرب بيانات محتمل.

إذا استبعدنا المنتجات والموردين الفرديين، فإن المخاطر التي ينطوي عليها «كوبيلوت» تنقسم عادةً إلى عدد قليل من الأنماط المألوفة.

تشير وثائق مايكروسوفت إلى أن «كوبيلوت» لا يعرض سوى البيانات التي يمكن لكل فرد الوصول إليها. وهذا أمر مطمئن، إلى أن تلاحظ أن مايكروسوفت لم تذكر أبدًا أن «كوبيلوت» يتحقق مما إذا كانت تلك الأذونات لا تزال صحيحة. فهو يلتزم بها تمامًا كما تم تكوينها، مع كل الأخطاء التي قد تتضمنها. يمكن أن تكون بيانات الاعتماد ومفاتيح « API » والمعلومات الشخصية (PII) مخبأة في عمق ثلاثة مجلدات داخل مستودع لا يزوره أحد، لكن يمكن للجميع الوصول إليه. قد لا يكون العثور عليها سهلاً، لكنها لا تزال مفهرسة. وقد كشف تحليل أجرته شركة Concentric AI لأكثر من 550 مليون سجل أن أكثر من مليوني سجل من البيانات الحساسة تمت مشاركتها دون أي قيود.

ورغم أن «كوبيلوت» لم تكن السبب في ظهور هذه المشكلة، إلا أنها ساهمت في تسريع تفاقم عواقب سنوات من قرارات المشاركة التي كانت مدفوعة بالراحة، وخلل في وراثة الأذونات، ومواقع لم يخطر ببال أحد إزالتها.

يستخدم المحترفون «Copilot» لإعداد الملخصات، ويقوم الوكيل بالرد بناءً على أي بيانات يمكنه الوصول إليها تقنيًّا. ولا يوجد لديه مفهوم يميز بين «ما يُسمح بتلخيصه» و«ما هو محمي قانونيًّا». وفي الواقع:

• يسأل محلل في قسم الموارد البشرية عن المزايا، فيحصل على إجابة تستند جزئيًا إلى عقود إنهاء الخدمة السرية المبرمة مع موظفين سابقين.

• يطلب أحد المسؤولين الإداريين في المستشفى تقريرًا محدثًا عن ملاك الموظفين في أحد الأقسام، ويستمد الملخص ملاحظات علاج المرضى من موقع SharePoint سريري تم مشاركته بشكل مفرط.

• تستقي النظرة العامة على القسم الأرقام المالية التي لم يتم الإفصاح عنها بعد، والتي من المفترض أن تظل حصرية لقسم الشؤون المالية حتى موعد مؤتمر الإعلان عن الأرباح.

لا تبدأ أي من هذه الحالات كمحاولات للعثور على أي معلومات حساسة؛ بل ينشأ التسريب عن طلب روتيني وسياسات ضعيفة تتعلق بإدارة المعلومات في SharePoint.

لا يحل نظام DLP مشكلات حوكمة SharePoint المتراكمة على مدى سنوات. لكنه يخفف من حدة العواقب عندما تظهر تلك الثغرات من خلال Copilot. فالمستند الذي تم تحديده وتصنيفه وحجب أجزاء منه تلقائيًا يمثل خطرًا مختلفًا تمامًا عن الملف الذي يحتوي على معلومات حساسة ويظهر في رد تم إنشاؤه بواسطة الذكاء الاصطناعي، وذلك لأن الشركة نسيت وجود هذا الملف.

وهنا تبدأ تقنية Proactive DLP™، التي تستخدمها شركة MetaDefender Storage Security ، من خلال تكاملها الأصلي مع SharePoint، في الكشف عن البيانات الحساسة التي قد لا تدرك المؤسسات وجودها لديها.

أولاً، يتعين على المؤسسات الإجابة عن سؤالين أساسيين: ما هي البيانات الحساسة التي تمتلكها، وأين توجد فعليًّا؟ MetaDefender يبدأ برنامج «Storage Security » من هذه النقطة، حيث يقوم بمسح المحتوى عبر أكثر من 125 نوعًا من الملفات.

لا تقتصر الرؤية على ملفات الإنتاجية فحسب. فالتوافق مع الملفات الكبيرة يزود المؤسسات بصورة شاملة لما هو موجود في بيئات التخزين الخاصة بها.

في الواقع العملي، تعمل تقنيتا التعرف على الحروف (OCR) والتعرف على الكيانات المسماة على اكتشاف رقم الضمان الاجتماعي الموجود ضمن ملف PDF ممسوح ضوئيًا، أو رقم بطاقة الائتمان الموجود داخل صورة ما. وبفضل هذه الخطوة، يمكن للمؤسسات إزالة النقاط العمياء التي قد تحول «Copilot» عن غير قصد إلى نقطة مراقبة.

نظرًا لأن التوقيت لا يقل أهمية عن عملية الكشف، فإن MetaDefender Storage Security يقوم بإجراء عمليات الفحص عند تحميل الملفات أو تعديلها، وليس فقط وفقًا لجدول زمني ثابت. يتم فحص أي ملف جديد بحثًا عن البيانات الحساسة فور وصوله. ويشكل انتظار فترة الفحص التالية مخاطرة؛ فقد يظل الملف مكشوفًا، ويمكن لـ Copilot الوصول إليه، لأسابيع قبل أن يدرك أي شخص وجوده أصلاً.

إن العثور على البيانات لا يكفي وحده؛ فالخطوة التالية هي تحديد معنى هذه البيانات، ومن المفترض أن يطلع عليها. يقوم موقع « Proactive DLP » بتصنيف الملفات وفقًا للأطر التنظيمية القائمة:

• معيار PCI-DSS الخاص بأرقام بطاقات الدفع،

• قانون HIPAA المتعلق بالمعلومات الصحية المحمية،

• اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) فيما يتعلق بالبيانات الشخصية بموجب قانون الاتحاد الأوروبي.

توفر هذه الخطوة طريقة متسقة للتمييز بين المحتوى التجاري العادي والمعلومات التي تتطلب حماية إضافية. وبناءً على هذه التصنيفات، يمكن للمؤسسات استخدام سياساتها القائمة على المحتوى لتفعيل عمليات وضع العلامات، أو وضع العلامات المائية، أو إزالة البيانات الوصفية، أو حجب المعلومات، أو الاستبدال، أو سير عمل الموافقة. وتخضع المعلومات الحساسة للضوابط المناسبة دون الاعتماد على المراجعات اليدوية.

يحدد المسؤولون أنواع الملفات التي يتم تخطي فحصها، والمستودعات المشمولة بنطاق العملية، وما إذا كان الفحص سيتم تنفيذه وفقًا لجدول زمني محدد أم عند وقوع أحداث معينة. وعند إضافة موقع SharePoint جديد لاحقًا، فإنه يرث نفس سير العمل تلقائيًّا، دون الحاجة إلى إعادة التهيئة.

يمكن تنفيذ عملية دمج سياسات منع فقدان البيانات في سير عمل معالجة الملفات على أربع مراحل، حيث تستند كل مرحلة إلى التي تسبقها.

ابدأ بإجراء تدقيق شامل لمستودعك بأكمله: كل موقع، ومكتبة مستندات، وموقع فرعي. ركّز على فحص محتوى الملفات، بدلاً من الاكتفاء بتحليل أسماء الملفات أو بنية المجلدات؛ فالبيانات الحساسة قد تكون مخبأة في ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا، والصور، والملفات التي لم تُفتح منذ سنوات.

والنتيجة هي قائمة جرد: ما هي البيانات الموجودة، وأين توجد، ومن الذي يمكنه الوصول إليها حاليًا.

تحديد خط الأساس: ما هي المواقع التي يُتوقع أن تحتوي على بيانات خاضعة للتنظيم، وما هي مجموعات الأذونات المشروعة، وما هو الحجم المعتاد للمحتوى الحساس في قسم معين.

بناءً على هذا المعيار الأساسي، يتم تصنيف الملفات المكتشفة حسب درجة حساسيتها وأهميتها من الناحية التنظيمية (معيار PCI-DSS لبيانات الدفع، وقانون HIPAA للسجلات الصحية، واللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) للبيانات الشخصية). وبهذه الطريقة، يكون لكل ملف حالة محددة: إما أنه آمن للمشاركة، أو أنه حساس ومحمي.

تطبيق إجراءات رقابة تتناسب مع النتائج التي توصلت إليها المرحلة الثانية.

يتم حجب الملفات عالية المخاطر أو وضع علامة مائية عليها أو نقلها إلى مواقع ذات وصول مقيد؛ ويتم تقييد روابط المشاركة المفرطة في نطاقها لتقتصر على الأشخاص الذين يحتاجون إليها؛ كما يتم عزل المواقع التي تحتوي على بيانات خاضعة للتنظيم تمامًا عن الأذونات الافتراضية.

الموقع الذي يُنشر فيه أكثر من اللازم، والإذن الافتراضي، وجداول البيانات التي لم يحمِها أحد بكلمة مرور؛ كل ذلك كان موجودًا قبل وقت طويل من ظهور أي مساعد ذكي قادر على الكشف عنه. ولهذا السبب، فإن مبدأ «الحماية أولًا، والتمكين ثانيًا» هو التسلسل الأمثل لإدارة الملفات الذي يناسب مستودعات SharePoint بشكل أفضل.

صنف البيانات، وقم بتطبيق نظام منع تسرب البيانات (DLP) حيثما دعت الحاجة، وسيصبح «كوبيلوت» بالضبط ما تم الترويج له: أداة إنتاجية تعمل داخل بيئة خاضعة للحوكمة. أما إذا تخطيت هذه الخطوة، فسيصبح «كوبيلوت» شيئًا آخر: عملية تدقيق سريعة للغاية وحرفية للغاية لمدى استعداد المؤسسة فعليًّا في مجال حوكمة البيانات، وما إذا كانت تعرف حقًّا ما كانت تخزنه طوال الوقت، وتُجرى هذه العملية دون إذن من أحد ودون الالتزام بجدول زمني محدد.

الخبر السار هو أن هذه العملية لا يتعين أن تبدأ من الصفر، ولا يتعين أن تتم قبل إعادة صياغة خارطة طريق Qs التالية. فهي تبدأ بمعرفة ما هو موجود فعليًّا في SharePoint في الوقت الحالي.

Secure مستودعات SharePoint الخاصة بك باستخدام MetaDefender Storage Security ؛ جرب التكامل مباشرةً على metadefender.com

بالنسبة للفرق المستعدة للبدء فورًا، يمكنكم التواصل معنا للاطلاع على كيفية تمكين MetaDefender Storage Security من تطبيق الحماية المستمرة من تسرب البيانات (DLP) في SharePoint.